BBQの日程調整・出欠管理｜集合場所・持ち物・割り勘の準備

BBQの日程調整で先に伝えること

候補日は【候補日時】、会場は【予定の公園・施設】、予算は【目安】です。【回答期限】までに日程調整のリンクから○△×をお願いします。 会場の予約や天候によって予定を変更する場合があります。開催日が決まったら、集合場所と持ち物を改めてお知らせします。

人数が決まってから準備する例

会場予約：【予約担当・利用区画・利用時間】 買い出し：【食材・飲み物・人数・担当】 道具：【会場で借りるもの・各自で持参するもの】 集合：【受付場所・最寄り駅・集合時刻】 雨天時：【屋根付き会場への変更・延期・中止の判断時刻】 片付け：【ごみの持ち帰り・返却時刻・担当】 会場の火気・飲食・ごみのルールは施設の案内で確認し、担当を決めて共有しましょう。

招待状の見本と案内文

完成イメージやコピーして使える文例は、専用の見本ページで確認できます。

会場の条件を確認してから候補日を出す

利用時間、予約できる人数、道具のレンタル、駐車場、火気やごみのルールを確認します。候補日時を日程調整で共有し、回答締切は予約や人数変更の期限より前に設定してください。会場予約は主催者が別途行います。

開催日を決め、参加人数と集合場所を案内する

候補日への○△×を見て主催者が開催日を確定します。確定日の出欠を確認し、会場名だけでなく受付場所や利用区画、最寄り駅からの行き方、遅れる場合の連絡先も案内しましょう。

買い出し・道具・片付けの担当を分ける

無料会員のイベントでは、持ち物と担当を整理し、しおりに当日の流れをまとめられます。食材、飲み物、道具を誰が用意するか決め、会場で借りるものと持参するものを分けて確認してください。

雨天時の判断と人数変更の連絡方法を決める

雨天時に延期・中止するか、別会場に変更するかを事前に決めます。判断する時刻と連絡手段を案内し、予約のキャンセル条件も確認してください。変更があれば招待状を更新・公開するだけでなく、参加者へ直接知らせましょう。

立替金額と精算状態を記録する

会場費、レンタル代、食材・飲み物代などの立替を無料会員の費用管理で記録し、対象者と割り勘を確認できます。精算状態は記録できますが、集金・送金・決済の機能はないため、実際の支払いは参加者間で行ってください。

よくある質問